Что делать, если потеряли трудовую книжку? Этот вопрос беспокоит всех, кто оказался в ситуации, когда документ пропал на работе или из-за собственного невнимания. В данной статье мы расскажем о том, как можно восстановить трудовую книжку и куда обратиться для получения информации о стаже работы.
Потерял трудовую книжку — как восстановить самостоятельно?
В каждой Трудовой книжке содержатся сведения о прежних работах человека, включая детали их длительности, а также другая информация, такая как награды и благодарности. Когда гражданин ищет новую работу, он должен предъявить свою Трудовую книжку в качестве основного документа. Если работник работает по совмещению, он может просить внести соответствующие данные в его Трудовую книжку. В случае утери, работник обязан восстановить Трудовую книжку.
Согласно постановлению Министерства труда от 19 мая 2021 года № 320н, которое вступает в силу с 1 сентября 2021 года, все вопросы, связанные с выдачей и заполнением трудовых книжек, теперь регламентируются новыми правилами. Согласно этим правилам, запрещено выдавать трудовую книжку более одного раза. В случае утери документа и его последующего восстановления, в книжке делается соответствующая запись, указывающая на то, что это дубликат.
Ознакомиться с примером заполнения копии трудовой книжки с 1 сентября 2021 года можно на платформе КонсультантПлюс. Бесплатно вы можете получить временный доступ к данной правовой системе.
С 1 января 2025 года требуется использовать обновленные трудовые книжки. Следует ли заменять старые трудовые книжки рабочих на новые и как поступить с оставшимися бланками старого образца, мы объясним в данной статье.
Для разрешения вопроса с утраченной литературой, необходимо составить пакет документов, подтверждающих проделанную работу в течение определенного периода (см. Правила подсчета и подтверждения стажа в страховой системе).
Если ваше место работы закрылось, важно убедиться, что это была ликвидация компании, а не процедура реорганизации. Если была проведена реорганизация, в архиве предприятия сохранены необходимые документы предшествующей фирмы.
Когда компания закрывается, сотруднику необходимо обратиться в государственный архив, где ему предоставят документ, содержащий информацию о его трудовом стаже, включая место работы, даты и количество отработанных лет.
Необходимо учесть! В случае коллективной потери трудовых книжек, например, из-за ограбления компании или пожара, будет создана специальная комиссия, состоящая из представителей профсоюза, государственных органов и работодателя, чтобы восстановить трудовой стаж каждого сотрудника.
Если у вас отсутствуют любые документы, подтверждающие ваш опыт работы в определенной организации, то возникает вопрос о том, как быть в такой ситуации. В этом случае вам следует обратиться в суд, где на основе показаний ваших бывших коллег судья примет решение о признании факта трудовой деятельности. Кроме того, восстановить трудовую книжку возможно через Пенсионный фонд.
Вы найдете подробное руководство о том, как восстановить свой стаж, на ресурсе КонсультантПлюс. Вам предоставляется возможность бесплатно ознакомиться с функциональностью системы.
Восстановление трудовой книжки при утере — обращаемся к работодателю
В соответствии с пунктом 27 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных приказом Минфина от 19.05.2021 г. № 320н, в случае утери трудовой книжки гражданин обязан незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю — именно он ответственен за выдачу дубликата данного документа, независимо от текущего статуса сотрудника (работает ли он в настоящее время или был уволен давно, при этом не имеет значения срок увольнения).
Важно! При расторжении трудового договора рекомендуется внимательно проверить запись об увольнении в трудовой книжке и удостовериться в наличии всех необходимых реквизитов. В противном случае, трудовой стаж не будет учитываться.
После получения запроса от гражданина, работодатель приступает к процедуре восстановления трудовой книжки, выдавая ему дубликат. В течение 15 рабочих дней компания осуществляет восстановление с учетом представленных гражданином документов, подтверждающих его трудовой стаж. Для этого работодатель может запросить необходимые данные с предыдущих мест работы и внести их в дубликат трудовой книжки.
Изначально, он добавляет в копию запись о совокупном трудовом стаже до принятия на работу (в разделе 3 сведений о работе). В этой записи нет указания на работодателя, период работы и занимаемые должности в прошлом у владельца трудовой книжки. Затем, отдельно отражает периоды работы, указывая даты приема и увольнения, название организации и другие детали. Работодатель вносит эти записи на основании представленных вами правильно оформленных документов. В разделе 4 указываются название, дата и номер документа, на основании которых были сделаны записи в копии (согласно пункту 29 Порядка ведения трудовых книжек).
Тем не менее, работодатель не имеет возможности включить в копию информацию о стаже, которая не подтверждена официальными документами. В такой ситуации Пенсионный фонд сможет полностью заполнить необходимые данные в документе.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?
Сведения о трудовом стаже граждан хранятся в Пенсионном фонде Российской Федерации. Предыдущим способом сбора информации до 2002 года были запросы, отправляемые работодателям, с просьбой заполнить данные о трудовом стаже застрахованного лица в соответствии с формой СЗВ-К, которые затем собирались и хранились фондом. С 2002 года, информация о трудовом стаже ведется в индивидуальном пенсионном учете и предоставляется фондом по форме СЗИ-5.
Для того чтобы получить копию своей трудовой книжки через Пенсионный фонд, необходимо составить заявление о потере документа и представить его в ближайшее отделение фонда, расположенное по месту проживания. В течение 10 дней Пенсионный фонд предоставит дубликат, исходя из имеющихся у них данных (в соответствии с постановлением Правления ПФР РФ от 31.07.2006 года № 192п).
Необходимо учитывать, что при отсутствии официального трудоустройства на предприятии, Пенсионный фонд не будет иметь информации о данном месте работы. При согласии на неофициальное трудоустройство, помните, что этот период не будет учтен в стаже для расчета пенсии.
Итоги
Теперь вы знаете, что делать, если трудовая книжка потеряна и как восстановить ее. Мы рекомендуем вам быть осторожными с такими важными документами, обращать внимание на то, как ваш работодатель хранит трудовые книжки (например, в отдельном сейфе). Также мы советуем вам собирать и хранить все трудовые договоры с каждым работодателем в надежном месте.
Наша рекомендация — изучить также материал «Путеводитель по заполнению записей в трудовых тетрадях».
Порядок действий при утере трудовой книжки
Порядок действий при утере трудовой книжки
Процедура восстановления кадровой книги является достаточно времязатратной, поэтому люди, у которых в кадровой книге имеется небольшое количество записей, обычно просто решают завести новую. Однако, если в документе содержится много записей, такая хитрость не сработает. При утрате кадровой книги аннулируется весь накопленный трудовой стаж, поэтому гражданину выгоднее позаботиться о ее восстановлении.
Потеря трудовой книжки сотрудником
Правила, регулирующие действия, которые следует предпринять в случае утраты документа сотрудником, содержатся в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Важно отметить, что согласно пункту 30, сотрудник несет ответственность за восстановление утерянного документа. Кроме того, в пункте 31 указано, что работник обязан немедленно сообщить о потере документа своему работодателю. Для этого необходимо подать письменное заявление. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат утраченного документа.
Порядок действий
Это замечательно, если у индивида имеется дубликат его трудовой книжки. Необходимо подтверждать ее подлинность в отделе персонала при каждом изменении места работы.
Первый шаг для восстановления утраченного документа – написание заявления работодателю. В законе отсутствуют четкие инструкции по составлению данного заявления, поэтому оно должно быть оформлено в произвольной форме. Затем заявление отправляется в отдел кадров последнего места работы. Новую трудовую книжку выдают именно работодатели, основываясь на предоставленных работником документах. Для подтверждения своей деятельности и стажа можно использовать трудовые договоры и приказы о назначении, получение которых возможно в предыдущих местах работы. Кроме того, для подтверждения своего стажа необходимо получить справку из Пенсионного фонда.
Очень важно! Для подтверждения опыта работы требуются оригиналы документов.
ВНИМАНИЕ! Существует возможность заранее позаботиться о упрощении процедуры восстановления трудовой книжки. Для этого необходимо получить заверенную копию трудовой книжки в соответствии со всеми требованиями. При наличии заверенного документа, записи из копии могут быть легко перенесены в новую книжку. Это избавит сотрудника от необходимости бегать по предыдущим местам работы. Такой подход является оптимальным, особенно при наличии большого стажа работы, когда не всегда удается восстановить все записи. Кроме того, некоторые места работы могут уже не существовать, поскольку компании имеют привычку закрываться.
Восстановление книжки через ПФР
Восстановление документации через Пенсионный фонд Российской Федерации является самым удобным вариантом. Это процесс, который не требует дополнительных затрат и занимает минимальное количество времени. Давайте рассмотрим последовательность шагов при восстановлении документа:
Важно отметить, что есть ограничения в использовании метода восстановления через ПФР. Недавно началась ведение персонального учета в фонде, поэтому не все данные можно получить этим способом. В ПФР хранятся только сведения за последние пять лет.
Восстановление через государственный архив
Описанный подход эффективен при соблюдении следующих условий:
Если стоит задача восстановления данных, то достаточно использовать иные методы, поскольку восстановление через архив – процесс, требующий больших затрат времени и усилий. Чтобы получить необходимую информацию, необходимо отправить официальный запрос. Однако следует быть готовым к тому, что ответ придет несразу.
Необходимо учесть, что в случае работы сотрудника по вахтовой системе, необходимо обращаться за запрашиваемой информацией в архивы соответствующего региона.
Что делать, если последнее место работы было ликвидировано?
Для восстановления необходимо обратиться к предыдущему работодателю. Если данная компания была ликвидирована, то обращение в ПФР или архивы бессмысленно, так как работник не имеет возможности самостоятельно вносить записи о своем трудовом стаже. Единственным решением в данной ситуации является обращение в суд и составление иска. Суд будет заниматься запросом информации у архивов и ПФР, на основании которой будет оформлен дубликат.
Потеря документа работодателем
Если работодатель случайно потерял трудовую книжку, то именно ему несется ответственность за восстановление. Например, если произошла ситуация с коллективной утратой книжек, работодатель созывает комиссию для определения трудового стажа всех сотрудников. Эта комиссия состоит только из непредвзятых членов:
Если нет полной информации о месте работы работника, то необходимо получить подтверждение от двух свидетелей. По завершении выполненной работы составляется документ, который называется актом. Пункт 34 ранее упомянутого Постановления указывает на необходимость использовать акт при восстановлении информации.
Закон не предусматривает четких инструкций о том, как поступать в случае утери работодателем документа. Если организация потеряла большое количество документов, она может быть оштрафована за ненадлежащее их хранение в соответствии с КоАП. Если компания потеряла документ и не может предоставить его при увольнении сотрудника, последний имеет право потребовать компенсацию.
Важно! В случае утраты документа одного из сотрудников, работодатель выполняет стандартные процедуры: обращается в ПФР — Пенсионный фонд Российской Федерации.
Действия сотрудника
Если работник имеет подозрения, что работодатель намеренно утратил документ, то он может обратиться в Трудовую инспекцию. Подача иска в суд имеет смысл только в том случае, если сотрудник уверен, что организация произвела умышленную потерю документа. Возможность обратиться в суд возникает при следующих обстоятельствах:
Корпорация получает приказ суда о неотложной заботе о предоставлении копии.
Важно заметить, что судебное разбирательство является крайней инстанцией, так как его проведение требует времени и составления искового заявления. Однако, нет необходимости оплачивать государственную пошлину, так как дела, связанные с применением Трудового кодекса, не подлежат обложению сборами.
Особенности заполнения дубликата ТК
Информация о периоде работы вносится в дубликат без указания конкретных мест работы. В документе указывается только последнее место работы. Такое оформление применяется, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его предыдущие места работы.
На первой странице документа дается отметка о том, что книжка является копией. Более подробную информацию о процедуре оформления копии трудовой книжки в случае ее потери можно найти, перейдя по ссылке в данном предложении.
Способы восстановления трудовой книжки зависят от конкретной ситуации. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность и ПФР располагает всеми необходимыми данными, процедура восстановления будет относительно простой. Однако возникают сложности, когда получение данных невозможно или бывший работодатель ликвидирован. В этом случае сотруднику приходится обращаться в суд. Время ожидания дубликата достаточно проблематично для трудоустройства. Поэтому важно позаботиться о получении документа заблаговременно. Не стоит откладывать этот вопрос ни для сотрудника, ни для работодателя.
Как легко оформить дубликат трудовой книжки в 2025-2024 году
Как легко оформить дубликат трудовой книжки в 2025-2024 году
Основной документ, отражающий профессиональную деятельность и опыт сотрудника, является трудовая книжка. Периодически возникают споры о том, насколько она полезна и необходима, поскольку сотрудники теперь заключают индивидуальные трудовые договоры, а информация о трудоустройстве вносится в Систему федеральных реестров. Проблемы возникают с поддельными бланками и неверно указанными данными.
Однако, данный документ все еще является важным и обязательным для каждого члена персонала организации. В случае его потери необходимо оформить копию трудовой книжки: можно сделать это самостоятельно или обратиться за помощью к работодателю.
Когда выдают дубликат трудовой книжки
Компания обязана предоставить работнику копию его трудовой книжки в определенных ситуациях:
В первых двух сценариях мы рассматриваем ситуацию, когда работодатель несет ответственность за последнее место работы сотрудника. В последнем варианте речь идет о организации, которая совершила ошибку при заполнении документов (если она сейчас активно действует).
Что делать в случае утери
Если ранее сотрудник не имел опыта работы у других работодателей, то ему становится гораздо проще получить дубликат своей трудовой книжки. В таком случае необходимо подать заявление в отдел кадров. Руководство, в свою очередь, обязуется оформить документ в течение 15 дней после получения запроса.
Если у человека был опыт работы в прошлом, то необходимо подтвердить этот опыт, например, предоставив справки с предыдущих мест работы или копии приказов о приеме/увольнении, которые должны быть заверены у нотариуса. Работодатель учтет в копии трудовой книжки общий опыт работы до того момента, как сотрудник приступил к работе у него. Если нет необходимых документов для подтверждения опыта работы, придется их подготовить перед подачей заявления.
Подтверждение прошлых рабочих мест
Для подтверждения опыта работы необходимо предоставить следующие документы:
Система фиксации трудовой активности записывает в своей базе сведения о времени трудоустройства, увольнениях или изменениях места работы. Все эти действия осуществляются на основе официальных приказов и других подтверждающих документов.
Вы можете получить выписку из СФР, воспользовавшись одним из предложенных способов:
При получении выписки следует проверить, являются ли все периоды трудового стажа в ней правильно отраженными. Служба федеральной регистрации (СФР) может пропустить информацию о периодах, когда человек не был страховым или не имел индивидуального лицевого счета. В этом случае необходимо обратиться к работодателям, о которых нет информации в учреждении. Если организации больше не существует, можно обратиться за справкой в государственный архив, где зарегистрирована компания. При этом необходимо иметь при себе паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
Для установления периода стажа необходимо обратиться в Службу Федеральной Регистрации (СФР) с предварительно подготовленными документами. После этого следует направить работодателю заявление. Работодатель занимается выдачей новой трудовой книжки.
Работники, приступившие к своей первой работе после 2021 года, больше не обязаны заниматься оформлением бумажных документов, поскольку вся необходимая информация представлена в электронном виде.
Выдача дубликата при утере работодателем
При оформлении копии трудовой книжки процедура не отличается в зависимости от причины утраты оригинала. После получения заявления на специально предназначенном бланке работодатель ставит слово «Дубликат» в правом верхнем углу титульного листа. Информация о работнике указывается на момент заполнения формы. Далее необходимо заполнить основные данные:
В пункте 3 раздела «Информация о трудовой деятельности» необходимо указать общий трудовой стаж на всех предыдущих местах работы. Для подтверждения стажа необходимо представить соответствующие документы, поскольку только слова сотрудника недостаточны. Опыт работы следует указывать в хронологическом порядке.
В четвёртой графе указаны данные о названии, дате и номере документа, на основании которого были внесены записи в копию. Последний документ — это информация о текущем месте работы. После этого необходимо скопировать предоставленные документы и заверить их. Оригиналы свидетельств будут возвращены сотруднику.
Если кандидат без трудовой книжки подает заявку на работу и просит организацию оформить дубликат, то организация не должна брать на себя эту ответственность. Все обязанности по оформлению новой трудовой книжки лежат на предыдущем работодателе. Требуется предоставление только «свежей» трудовой книжки для оформления на новом рабочем месте.
Восстановление по копии
Иногда сотрудник пытается предоставить копию документа или она может храниться в отделе бухгалтерии. Однако такая копия трудовой книжки не будет принята. Дубликат выдается только при наличии соответствующих подтверждающих документов. При этом в него вносятся только те данные, которые указаны в этих документах. Например, если нет описания причин для увольнения (хотя они были указаны в предыдущей книжке) – они должны быть опущены в новом документе.
Если трудовая книжка была потеряна, это не приведет к проблемам. В данной ситуации процедура остается та же самая: работник должен предоставить улики своего трудового стажа и сформировать новый документ.
Выписка из цифрового реестра
В случае затруднений с оформлением письменного бланка, но с необходимостью получения выписки срочно, Госуслуги предоставляют возможность оформить свидетельство из ЭТК. Оно является обязательным для всех сотрудников с начала 2020 года. Выписка будет доставлена в тот же день через сообщения на официальном сайте. В ней содержится информация о всех осуществленных местах работы с 1 января 2020 года. Возможно, в выписке будут указаны и другие данные, но без дополнительного описания, например, без указания должности.
Образец дубликата
Облик копии трудовой книжки напоминает оригинал документа – присутствует только отметка «Копия». Формуляр должен включать в себя все доступные данные о трудовом опыте сотрудника.