Почти у каждого сотрудника в жизни возникает потребность написать объяснительную записку для своего начальника. Как правильно оформить такую записку? В каких ситуациях работник не обязан давать объяснения? Существует ли стандартный шаблон для подобных записок? В какие сроки необходимо представить объяснения? Какие последствия возникают, если сотрудник отказывается писать объяснительные письма? Мы ответим на эти вопросы и приведем примеры правильно составленных объяснительных записок.
В каких случаях могут потребовать объяснительную записку
Дисциплина труда является неотъемлемой частью рабочего процесса, в котором каждый работник обязан следовать определенным правилам поведения. Если работник не соблюдает данные правила, работодатель имеет право попросить письменные объяснения от сотрудника.
Описывающий текст представляет собой разновидность документации, в которой представитель персонала излагает причины, породившие определенные обстоятельства или события, руководству.
В большинстве случаев подобное письменное уведомление необходимо, когда работник допускает неблагоприятные события или неудачи — такие, как пропуски, задержки, утеря важной документации.
В некоторых случаях возникает необходимость в объяснительной записке, если, к примеру, отчет не был представлен вовремя из-за того, что коллега отсутствовал на рабочем месте и не смог предоставить необходимую информацию. В таком случае, объяснительная записка помогает руководству понять настоящие причины произошедшего и выяснить, кто действительно несет ответственность. Кроме того, правильно составленная объяснительная записка может способствовать избежанию или хотя бы смягчению наказания.
Отказ от составления письменного объяснения обычно воспринимается как подтверждение своей вины, что часто приводит к применению дисциплинарных мер или даже к увольнению.
Обязан ли работодатель запрашивать объяснения?
Если вы являетесь работодателем, то вам следует попросить сотрудника представить письменное объяснение в соответствии с требованиями, изложенными в части 1 статьи 193 Трудового кодекса РФ. Невыполнение данного требования может повлечь за собой нарушение права сотрудника на предоставление объяснений.
В Трудовом кодексе Российской Федерации нет указания на обязательную форму запроса объяснения от работника. Это позволяет делать запрос устно. Тем не менее, мы рекомендуем сильно рекомендуем письменно предупредить работника о необходимости предоставить объяснение. Это будет служить доказательством выполнения требований статьи 193, часть 1, Трудового кодекса Российской Федерации.
Сотруднику дается возможность в течение двух рабочих дней подготовить объяснение. Если он проигнорирует ваше требование и не предоставит объяснение в указанный срок, необходимо составить акт о его отказе (в соответствии с частью 1 статьи 193 Трудового кодекса Российской Федерации).
По мнению экспертов Роструда, рабочими днями в данном контексте подразумеваются те дни, которые считаются рабочими для каждого отдельного сотрудника в соответствии с его индивидуальным графиком труда (источник: “Онлайнинспекция.рф“).
Необходимо подчеркнуть, что отсутствие разъяснений от сотрудника не становится преградой для применения дисциплинарного взыскания к нему, в соответствии с пунктом 2 статьи 193 Трудового кодекса Российской Федерации.
Виды объяснительных записок
В зависимости от ситуации и целей, объяснительные записки могут принимать различные формы. Рассмотрим несколько основных типов таких записок:
| Объяснительная записка представляет собой документ, который предоставляет разъяснение или обоснование определенной ситуации или события. Ее целью является объяснение причин, последствий или действий, которые привели к возникновению определенной ситуации. Объяснительная записка имеет большую важность в юридической, организационной и деловой сферах, так как она может служить доказательством или основанием для принятия решений. Важным аспектом при составлении объяснительной записки является ее ясность, последовательность и обоснованность. Прочитав объяснительную записку, получатель должен полностью понять представленную информацию и принять необходимые меры или решения на ее основе. | Содержание |
| Письменное объяснение о нарушении правил поведения | Наиболее часто встречающийся вид документов, который сотрудники предоставляют, когда они опаздывают, прогуливают или нарушают иные правила труда. Как правило, они содержат описание причин такого поведения и, вероятно, план действий по исправлению ситуации. |
| Настоящая записка касательно дефицита товарно-материальных ценностей (ТМЦ) | В случае, если сотрудник потерял или повредил оборудование, товары или иные материальные ценности на рабочем месте, ему может потребоваться составить объяснительную записку. В данном документе необходимо четко указать причины возникновения инцидента, пояснить, почему произошла данная ситуация, а также описать меры, которые сотрудник намерен предпринять для возмещения ущерба или предотвращения подобных происшествий в будущем. |
| Данное письмо предоставляется с целью разъяснения совершенных профессиональных недочетов. | Ошибки, допускаемые в определенных сферах деятельности, особенно в медицине или инженерии, могут иметь серьезные последствия. В таких случаях работник должен подробно объяснить причины ошибки в письменном виде и описать свои планы по исправлению ситуации или предотвращению подобных ошибок в будущем. |
| Письменное пояснение о конфликтах, возникающих на рабочем месте. | В случае, когда сотрудник оказывается втянутым в конфликт или разногласия на рабочем месте, это может быть воспринято им как возможность выразить свою точку зрения относительно возникшей ситуации, аргументировать причины своего поведения и предложить альтернативные пути разрешения конфликта. Записка становится надежным средством для донесения собственных мыслей и способствует нахождению взаимоприемлемого решения для всех сторон, вовлеченных в противоречие. |
Структура объяснительной записки
Составление объяснительной записки включает в себя следующие стадии:
Требуется написать “Объяснительную записку” и поместить эту информацию в верхнюю часть документа. Такой подход позволит быстро определить тип данного документа.
Приветствие: Начните свое письмо с приветствия, которое будет адресовано получателю, например, «Дорогой глава организации» или «Уважаемый руководитель отдела».
Цель данной заметки состоит в том, чтобы указать причину её составления. Подобный подход поможет читателю лучше понять контекст и иметь представление о том, что ожидать от содержания.
Необходимо предоставить детальное описание ситуации или проблемы, чтобы читатель мог полностью понять происходящее. Важно учесть все факты и детали, которые помогут раскрыть суть случившегося. При этом придерживайтесь принципов искренности и честности.
В случае, если вы своими действиями или бездействием спровоцировали негативные последствия, необходимо дать их объяснение и признать свою вину. Такой поступок позволяет продемонстрировать ваше осознание серьезности возникшей ситуации.
Дорожная карта: Опишите свои шаги и планы по решению проблемы или предотвращению ее возникновения в будущем. Это продемонстрирует ваше активное действие и стремление к устранению ошибок.
В заключение просьба завершить письмо, выражая искреннюю признательность за понимание и поддержку. Такое проявление благодарности способно укрепить положительные связи с получателем вашего письма.
Внизу объяснительной записки просьба указать актуальную дату и сделать свою подпись. Таким образом, вы подтверждаете свою ответственность за содержание данного документа.
Пример объяснительной записки (текст)
Справка с объяснениями
Уважаемому руководителю компании ООО «Росток», обращаюсь к вам.
От кого: Ирина Александровна Сидорова, бухгалтер.
Однажды, в июльский день 2025 года, возник интересный вопрос о возможности сделать прогулку.
Дорогой Василий Иванович,
Я хотел бы попросить прощения за мое отсутствие на работе 20 июля 2025 года. Я осознаю, что моя неявка могла вызвать определенные неудобства.
В связи с неожиданной болезнью матери, я не смог явиться на работу сегодня и срочно отвез ее в больницу. В силу экстренной ситуации, у меня не было возможности предупредить вас заранее.
Я полностью осознаю, что такие ситуации необходимо избегать в будущем, поэтому я предпринял все необходимые шаги, чтобы избежать их повторения. В ближайшее время я готов дополнительно отработать пропущенное время и выполнить все требуемые задачи.
Я искренне приношу свои извинения за все неудобства, которые могли возникнуть, и искренне благодарю вас за ваше понимание и поддержку.
Какие советы вы дадите работникам, которым надо оформить объяснительную
Какие советы вы дадите работникам, которым надо оформить объяснительную
Если работодатель потребовал от вас пояснений или у вас есть доказательства того, что произошедший инцидент был вызван обстоятельствами, находящимися вне вашего контроля, и не является вашей виной, тогда вам необходимо написать объяснительную записку.
Пожалуйста, будьте внимательны, поскольку с помощью этого документа вы признаетесь в том, что не выполнели свои основные обязанности или нарушили трудовой режим. В случае недостаточного количества доказательств вашей невиновности, вам может быть назначено дисциплинарное взыскание согласно статье 192 Трудового Кодекса, такое как выговор или замечание, что в долгосрочной перспективе может привести к вашему увольнению «по статье».
Учтите: для составления объяснительной записки выделяется двое суток. В случае отсутствия возможности работодателя предоставить вам время на подготовку данного документа, у вас есть право обжаловать наложенные дисциплинарные меры (согласно статье 193 Трудового кодекса).
Если руководитель не требует объяснений, нет смысла подавать объяснительную записку из своей личной инициативы. Почему создавать дополнительные сложности для себя?
Если у вас нет доказательств своей невиновности, вы можете отказаться от написания объяснительной записки. Однако следует учесть, что если работодатель подтвердит вашу вину, он вправе применить дисциплинарное взыскание без препятствий.
В каком стиле: можно ли писать от руки, что полезно приложить к записке
Возможно составить объяснительную в любом формате. При заполнении документа следует использовать официально-деловой язык. Кроме того, вы можете приложить к записке справки, больничные листы и другие документы, которые подтвердят вашу непричастность.
Если у вас будет больше убедительных фактов, это будет только в вашу пользу, так как работодатель не сможет найти оснований для применения дисциплинарных мер.
При написании письма необходимо соблюдать определенные нормы и требования.
Без указания даты и подписи, записка от имени сотрудника, совершившего проступок, лишается своей юридической силы.
Поделитесь шаблоном «идеальной объяснительной»
В естественных условиях нет идеальных образцов. Очень часто причину опоздания на работу или прогулы объясняют в письменной форме. В такой ситуации следует подробно изложить причину. Основное важное требование – это быть конкретным.
Я опоздал на работу вчера, 23 августа 2022 года, на 1 час, так как мой автомобиль сломался, и я проводил его ремонт. Приложены копии документов из ГИБДД.
Необходимо учитывать, что особое внимание следует уделять предоставлению ссылок на документы, подтверждающие официальный характер информации (например, медицинское свидетельство о нетрудоспособности, справка от транспортной компании и иные аналогичные документы).
В объяснительной записке следует присутствовать следующая информация:
Если рассматривать вопрос о причинах неисполнения трудовой функции или обязанностей, то в письменной форме можно указать следующее:
Таким образом, необходимо представить факторы и условия события, демонстрировать свою непричастность, приводить аргументы в свою пользу и предоставлять соответствующую документацию.