С начала 2022 года введено нововведение, согласно которому больничные листы оформляются в электронном формате. Это не только меняет форму самого документа, но и устанавливает новые правила взаимодействия между работодателем и ФСС. С 2024 года СФР (Закон № 126-ФЗ, ПП РФ от 16 декабря 2017 г. №1567) требует, чтобы больничные листы обрабатывались в единой информационно-интеграционной системе «Соцстрах» с использованием системы электронного документооборота.
Сейчас, когда назначается пособие, роль посредника выполняет организация. Она передает необходимую информацию о выплате больничного СФР. Выплаты производятся в активном режиме: по предварительно заполненным данным ФСС и информации, предоставленной работодателем (согласно пунктам 19, 22 и 23 Правил, утвержденным ПП РФ от 23 ноября 2021 г. № 2010). Пособия по листам нетрудоспособности практически всегда оплачиваются фондом напрямую (за исключением пунктов 1 части 1 статьи 5 и статьи 9 Закона № 255-ФЗ).
Но для работодателя очень важно не только передать запрошенную информацию в срок, но и следить за ее достоверностью и полнотой, чтобы избежать наложения штрафов (согласно статье 15.2 Федерального закона № 255, пункту 4 статьи 15.33 Кодекса об административных правонарушениях РФ). Кроме того, работодатель по-прежнему обязан оплатить первые три дня больничного (за исключением случаев, описанных в пунктах 2–5 части 1 статьи 5 и статье 9 Федерального закона № 255). Расчет пособия должен быть произведен с учетом индексации МРОТ на 2024 год, а также максимальной базы доходов работника.
Для получения информации о взаимодействии работодателя и СФР при назначении пособий по электронному больничному и о возможных штрафах для компании, просьба обратиться к статье на нашем веб-ресурсе.
Как убедиться, что больничный в электронном виде – подлинный
Информацию о том, что работник взял больничный лист, работодатель получает от СФР с помощью СЭДО. Сотрудник больше не обязан самостоятельно сообщать свой номер больничного листа, но может сделать это по своей инициативе. Чтобы проверить подлинность электронного больничного листа, можно сделать это самостоятельно. Для этого необходимо ввести номер электронного больничного листа и СНИЛС работника в электронной системе.
Работникам следует проверить, был ли для них оформлен электронный больничный лист. На портале фонда у каждого сотрудника есть личный кабинет. Обязательно сообщите сотрудникам о необходимости зарегистрироваться на портале Госуслуг. Таким образом, они смогут получить доступ к своему личному кабинету ФСС. Информацию о электронном больничном листе, включая его обработку, можно отследить на сайте (после входа с использованием логина и пароля от портала Госуслуг). В результате, кадровику не придется отвечать на вопросы о том, где посмотреть и отследить этот документ — электронный больничный лист.
Изучите наш обновленный образовательный курс, чтобы успешно и удобно создавать и согласовывать кадровые документы при выполнении работы на расстоянии.
Замкнутый круг проверок, или все проверяют всех
С 2022 года СФР начинает выплачивать пособия своим работникам непосредственно, полностью или начиная с четвертого дня. Кроме того, Фонд внедрил новую систему выплаты, которая значительно упрощает процесс для работодателя и сотрудников. Отныне не требуется предоставление документов, так как между ведомствами была создана собственная система электронного документооборота. Например, СФР теперь имеет возможность запрашивать информацию о зарплате работника за определенный период у ФНС России (согласно пунктам 12 и 44 Правил). При закрытии электронного больничного СФР автоматически отправляет работодателю «заполненные сведения».
Когда требуется, работодатель исправляет и дополняет «заполненные заранее данные». Например, он вводит правильную информацию для расчета пособия. Это необходимо сделать в течение трех рабочих дней после закрытия электронного больничного и получения запроса (согласно пунктам 22 и 23 Правил).
Сведения, предоставляемые ведомствами ФСС, могут быть проверены СФР в рамках межведомственного взаимодействия. Запрос на получение данных должен быть обработан ведомством не позднее трех рабочих дней с момента его получения, согласно пунктам 44 и 46 Правил.
Если, однако, работодатель предоставил неполные (недостоверные) сведения в фонд, то он будет иметь возможность исправить ошибку. В таком случае работодатель должен в течение трех рабочих дней подтвердить получение уведомления от СФР, а затем в течение пяти рабочих дней предоставить недостающие (исправленные) сведения (согласно пункту 10 Правил).
Особенности при расчете и выплате пособия
Формула начисления пособий осталась неизменной, однако их фактическая сумма выросла. С 1 января 2025 года МРОТ увеличился до 19 242 рублей. Величина этого показателя влияет на минимальную среднюю дневную заработную плату.
С 2025 года был увеличен предельный уровень доходов работника, который принимается во внимание при расчете пособия. Теперь он составляет 2 225 000 рублей, в то время как в 2024 году этот уровень был равен 1 917 000 рублей, а в 2022 году — 1 878 000 рублей.
Рекомендация. При наличии повышенного коэффициента МРОТ в вашем регионе, необходимо учитывать его при расчете минимального пособия. При этом важно помнить, что максимальное дневное пособие не может быть увеличено в соответствии с региональным коэффициентом (согласно статье 133 Трудового кодекса Российской Федерации и статье 14 Закона № 255-ФЗ).
Основные показатели, которые используются для определения суммы пособия по временной нетрудоспособности, остаются без изменений. Эти показатели включают причину и количество дней нетрудоспособности, а также предельную продолжительность этого состояния. Также учитываются порядок расчета среднего дневного заработка с установленными минимальными и максимальными ограничениями, страховой стаж работника и его доход за определенный период времени. Эти показатели основаны на статьях 6 и 14 Закона № 255-ФЗ, а также на пунктах 22 и 23 Правил, изложенных в Приказе Минздрава России от 23 ноября 2021 года № 1089н.
Ориентир 1
Руководствуясь положениями Закона № 255-ФЗ, можно рассчитать пособие по временной нетрудоспособности, умножив средний дневной заработок на количество дней нетрудоспособности и на размер пособия, установленного в процентах к среднему заработку (пункты 4 и 5 статьи 14, а также статья 7 данного Закона).
Схема 2 вносит несомненные изменения в исходный текст.
Как определить средний дневной доход? Возьмите сумму всех доходов за два предыдущих календарных года до момента заболевания и разделите ее на 730 дней, в соответствии с частями 1-3 статьи 14 Закона № 255-ФЗ.
Подробную информацию о том, какие выплаты производит СФР, а какие возлагаются на работодателя, вы сможете найти на нашем веб-ресурсе.
Кто и как оплачивает электронные больничные
Работодатель продолжает покрывать расходы на первые три дня больничного листа для своих сотрудников. Однако пособие будет начислено через 10 дней после закрытия больничного листа и будет выплачено вместе с зарплатой. СФР будет выплачивать свою часть пособия в течение 10 дней после получения всех необходимых сведений о работнике. Однако Фонд имеет право отказать в выплате, и решение об отказе должно быть направлено не позднее одного рабочего дня после его принятия (согласно статье 15 Закона № 255-ФЗ).
Пособия могут быть переведены на банковский счет, отправлены по почте или переданы другой указанной работником организации в соответствии с информацией о застрахованном лице. Оплата больничного производится без комиссии за перевод в соответствии с частью 25, 26 статьи 13 Закона № 255-ФЗ, с использованием Формы Приложения № 2, утвержденной Приказом ФСС от 4 февраля 2021 года № 26, или Формы Приложения № 1, утвержденной Приказом ФСС России от 08.04.2022 № 119, в зависимости от того, когда была предоставлена информация — до 31.05.2022 или после этой даты.
Учтите, что Социальный фонд России (СФР) берет на себя расходы на все дни отпуска по беременности и родам (согласно Закону № 126-ФЗ), а также при наступлении таких случаев, как карантин (включая случаи, когда ребенку дошкольного возраста до 7 лет назначен карантин), уход за больным членом семьи, несчастный случай на производстве или профессиональное заболевание, а также – протезирование по медицинским показаниям в стационаре и долечивание в санатории после стационарного лечения (согласно пунктам 2 – 5 части 1 статьи 5, статье 14.1 Закона № 255-ФЗ, Федеральному закону от 21 июля 2007 года № 183-ФЗ, Приказу Минздравсоцразвития РФ от 27 января 2006 года № 44, Федеральному закону от 26 мая 2021 года № 151-ФЗ, Постановлению Правительства РФ от 30 декабря 2020 года № 2375).
Устали не успевать следить за изменениями в трудовом законодательстве? Возникли трудности при внедрении новых правил на практике? И даже представить не можете, что еще придется перейти на электронный документооборот? Вам поможет сервис «Кадровый обзор». Каждую неделю мы разъясняем, как правильно применить изменения в законодательстве на практике, предоставляем уникальные образцы и алгоритмы. А еще у вас есть возможность бесплатно посетить вебинары и Кадровый форум.